A contagem cíclica ou rotativa representa, para muitas empresas, especialmente pequenas e médias, uma excelente alternativa aos inventários físicos anuais. Trata-se de uma técnica de contagem baseada em contagens periódicas de grupos de referências (no lugar de um único inventário anual), que fornece uma visão mais precisa e consistente do inventário total, e que ao mesmo tempo reduz as interrupções e os custos de administração de inventário.
Existem múltiplas formas de realizar contagens cíclicas nos armazéns, mas elas compartilham as mesmas características básicas, começando por sua natureza, como o nome indica, cíclica. Três das mais utilizadas são:
- A contagem cíclica ABC: Baseia-se no princípio de Pareto, segundo o qual, 20% das referências representam 80% das vendas. Com base nisso, uma categoria de rotatividade é atribuída a cada referência de acordo com a frequência de vendas.
- A contagem cíclica de grupo: normalmente usada quando uma empresa ou armazém implementa a contagem cíclica pela primeira vez. Escolhe-se alguns SKUs, que serão inventariados várias vezes durante um curto período. Para localizar erros de contagem e melhorar a agilidade do processo.
- A contagem cíclica aleatória: caso não existam características relevantes que façam diferença, os grupos são criados aleatoriamente.
Uma contagem contínua e cíclica
Uma contagem cíclica envolve, é claro, registrar os produtos em um ciclo no qual eles serão contados em intervalos regulares. No entanto, diferentemente de um inventário anual que envolve parar tudo o que você está fazendo para contar cada produto por vez, a contagem cíclica divide o inventário em partes manejáveis que podem ser feitas a cada dia, semana e mês e, quando concluída, um novo ciclo começa.
Uma contagem capaz de ser específica e de priorizar
Um problema importante e comum que as empresas têm com os inventários anuais se origina na grande brecha nos dados que há de um ano para outro, e que com frequência resulta em perdas inesperadas e discrepâncias, especialmente em itens de alto valor porque ninguém os registra entre as contagens.
No entanto, a contagem cíclica permite que os itens sejam divididos em grupos, de acordo com seu valor e prioridade para a empresa. Os critérios para estabelecer os grupos de referências a serem contados podem ser sua taxa de rotatividade, tamanho, tipo de referência, etc. Assim, por exemplo, os mais valiosos, se quiserem, podem ser contados com mais frequência do que os de baixo valor. Deste modo, se limita muito o espaço para discrepâncias e evita-se que se acumulem ao longo do tempo e fiquem fora do controle.
Uma contagem escalável
Logicamente, os inventários físicos anuais tornam-se mais difíceis de gerenciar à medida que o negócio se expande, e pausar as operações para realizar a contagem não é uma opção rentável, por isso muitas empresas contratam ajuda adicional apenas para isso. Mas se dividirmos em ciclos menores e manejáveis, a empresa poderá expandir em seu próprio ritmo sem estagnar ou entrar em crise na hora de fazer o inventário.
Uma contagem em mãos especializadas
Para fazer um inventário físico anual, a maioria das empresas abrem mão de todo o seu pessoal e outras tarefas devem passar para segundo plano, sem contar que nem todos os membros da organização terão a paciência ou a habilidade para contar com precisão, gerando confusão e retrabalho.
Enquanto, ao fazer a contagem cíclica, você pode ter uma equipe treinada na arte de contar, encarregada de contar todos os dias da semana, e que pode entregar resultados consistentes dia após dia.
Outras vantagens em comparação com a contagem anual ou semestral
Em comparação com estas opções, a contagem cíclica também tem as vantagens de reduzir o risco de falta de estoque, garantir um melhor conhecimento das referências armazenadas, agilizar a detecção e retirada de itens defeituosos ou danificados e facilitar a detecção de erros e desencontros entre o sistema ERP e o sistema de gestão do armazém real.
Então embora possa parecer, à primeira vista, acrescentar mais trabalho, na verdade simplifica-o.
